World Cosplay Summit 2018 -karsinnan hakuohjeet

Tiivistelmä

Tämä sivu sisältää tiedot World Cosplay Summit (WCS) 2018 Suomen karsinnan portfoliohakuun. Lue koko sivu huolella, sillä kaikki tarvittava tieto löytyy tältä sivulta. Lisätietoja ja tarkennuksia voi kysyä sähköpostitse osoitteesta adreena(ät)tracon.fi.

Traconissa järjestettäviin Suomen World Cosplay Summit 2018 -karsintoihin osallistujat valitaan portfolioiden perusteella keväällä 2017. Kisaan ei voi ilmoittautua muutoin. Portfoliohaussa valitaan 12 paria kisaamaan karsinnoissa syyskuussa 2017, sekä viisi paria varasijoille.

Portfolioita otetaan vastaan 29.5.-11.6.2017 osoitteeseen adreena(ät)tracon.fi. Sähköpostin otsikkoon on kirjoitettava teksti WCS-PORTFOLIO ja kisaajien oikeat nimet. Muihin osoitteisiin lähetettyjä portfolioita ei hyväksytä. Määräajan päättymisen jälkeen portfolioita ei oteta enää vastaan. Perille saapuneesta portfoliosta tulee kuittaus kolmen päivän sisään. Ajoissa lähetettyihin portfolioihin voidaan pyytää muutoksia, esimerkiksi tiedostomuotoihin liittyen. Pyydetyt muutokset on tehtävä ja portfolio lähetettävä uudelleen kahden vuorokauden sisällä, muutoin portfolio hylätään.

Kisaajien valinta tehdään kesäkuussa hakuajan päätyttyä. Esikarsinnan tulokset julkistetaan kesäkuussa. Jokaiselle portfolion lähettäneelle ilmoitetaan sähköpostitse esikarsinnan tulos heidän osaltaan ennen kuin tulokset julkistetaan. WCS-karsintaan valittujen on viipymättä kuitattava osallistumisensa kisaan ja toimitettava Suomen WCS-järjestäjille pyydetyt tiedot. Varasijoille valittujen on vahvistettava sähköpostitse, haluavatko he jäädä varasijalle odottamaan mahdollisia peruutuspaikkoja kisaan. (Varasijalta voi päästä kisaan vielä heinäkuun 2017 aikana, mutta ei enää myöhemmin.)

WCS-karsintaan valittujen on annettavaan määräaikaan mennessä toimitettava Suomen WCS-järjestäjille seuraavat dokumentit:

esittelyteksti ja kuvia tiimistään
tiedot ja referenssikuvat hahmoista
proppilista, jota varten propit on punnittava ja mitattava
esityksen musiikki
valo-ohjeistus

Kisaan valitut saavat tulossähköpostin yhteydessä tarkemmat tiedot ja deadlinen tiedostojen toimittamiseen. Jos tietoja ei ole toimitettu määräaikaan mennessä, kisaajapari hylätään. Kisaajilta voidaan pyytää myös muita tietoja, joita voidaan käyttää karsintakisan mainontaan.

Kisaan valitut parit saavat koko viikonlopun ilmaisen sisäänpääsyn Tracon-tapahtumaan 8.-10.9.2017. Karsintakisan voittajapari lähtee edustamaan Suomea World Cosplay Summitiin Japanin Nagoyaan heinä-elokuussa 2018.

Edustajaparilta odotetaan koko edustusvuoden ajan positiivista asennetta ja edustushenkeä, sekä aktiivista osallistumista WCS-toimintaan. Edustajien tehtäviin ennen kisamatkaa kuuluu mm. World Cosplay Summit Team Finlandin Facebook-sivun päivittäminen kuulumisillaan sekä muut mainontaan liittyvät tehtävät. Kisamatkalle edustajat tarvitsevat mukaan kukin neljä cosplay-pukua erilaisissa tapahtumissa käytettäväksi. Näitä tapahtumia ovat mm. Red Carpet Parade, Osu Parade, erilaiset promootiotapahtumat ja lehdistötilaisuudet, sekä tietenkin itse Championship-finaali. Finaalia varten edustajat valmistelevat esityksen sekä Costume Construction Report -portfolion, jolla he esittelevät pukutuomaroinnissa pukujensa valmistusta.

Säännöt

Esikarsinnassa käytetään World Cosplay Summitin virallisia sääntöjä soveltuvin osin. Säännöt löydät täältä: World Cosplay Summit Participation Regulations for Cosplayers. Epäselvissä tilanteissa ota yhteyttä sähköpostitse adreena(ät)tracon.fi. Esikarsintaan osallistuvia pareja kehotetaan lukemaan säännöt tarkoin. Esikarsintaan osallistuvien parien on oltava täysi-ikäisiä kesäkuun 2018 loppuun mennessä.

Vuosien 2016 ja 2017 WCS-edustajaparit tai yksittäiset finalistit EIVÄT saa osallistua esikarsintaan. Aikaisempien vuosien WCS-edustajat SAAVAT osallistua esikarsintaan. Suomen WCS-karsinnoissa aiemmin kilpailleet tai sijoittuneet parit SAAVAT osallistua esikarsintaan.

Portfolioista arvioidaan esikarsinnan osallistujien pukuja ja käsityötaitoja, esityksen suunnitelmaa, molempia näitä hahmouskollisuuden näkökulmasta, sekä parin edustavuutta ja portfoliossa esilletuotua asennetta edustaustehtäviä kohtaan. Päätös kisaajista tehdään WCS:n virallisiin sääntöihin pohjautuen.

Portfolion sisältö

Portfoliossa on tarkoitus esitellä teitä! Miksi juuri te olisitte edustava kisapari korkeatasoisessa cosplay-kilpailussa? Tarkoituksena on myös esitellä pukuja, joilla kisapari aikoo kilpailla Traconissa järjestettävässä karsintakilpailussa. Puvut voivat olla edelleen kesken, mutta kuitenkin niin edistyneitä, että niiden avulla voi esitellä käsityötaitojaan. Puvut voivat olla myös aiemmin tehtyjä, mutta eivät aiemmin WCS-karsinnoissa käytettyjä. Portfoliossa on myös esiteltävä WCS-sääntöjen mukaisen esityksen synopsis eli juoni- ja tapahtumakuvaus. Tätä esitystä on sallittua muuttaa vielä ennen karsintakisaa, mutta koska synopsis on osa tuomarointia, siihen kannattaa panostaa jo portfoliovaiheessa. Huomaattehan, että WCS:n ja Traconin säännöt voivat poiketa toisistaan, jolloin Traconin lavahenkilökunta voi pyytää teitä muuttamaan osia esityksestänne. Lisätietoja pyydettäessä osoitteesta cosplay(ät)tracon.fi.

Portfolioiden kieli on englanti. Suomenkielisiä portfolioita ei oteta vastaan.

Portfoliossa on oltava:

Tiedot osallistujista: oikeat nimet sekä nimimerkit, joita toivotte teistä käytettävän, syntymäajat, yhteystiedot.
Aiempi cosplaykisakokemus: molempien aiempi kisakokemus sekä mahdolliset sijoitukset.
Kuvia kisapuvuista: Esitelkää kisapuvut sekä referenssikuvilla että valmiiden osien kuvilla. Haluamme nähdä yksityiskohtia, joten kuvatkaa puvuistanne teknisesti onnistuneita kohtia, ja niitä asioita, joista olette ylpeitä. Jos puvut ovat jo valmiita, voit laittaa myös photoshoot-kuvia, mutta älä unohda yksityiskohtaisia kuvia. Jos pukunne ovat vielä kesken, kertokaa tekniikoista ja materiaaleista, joita aiotte käyttää.
Esityksen synopsis: Kirjoittakaa synopsis eli lyhyt tiivistelmä esityksestänne, jolla aiotte kisata karsintakilpailussa. Kertokaa musiikista, liikehdinnästä, juonesta, taustapropeista... Esitelkää selkeästi, mitä aiotte lavalla tehdä. Voitte havainnollistaa tätä myös kuvin.

Tiedostojen muodon on oltava PDF.

Tiedoston enimmäissivumäärä on 10 sivua, josta valtaosan on oltava kuvia. Muista liittää tarpeeksi suuria kuvia, että niistä saa selvää! Tekstillä voi selittää myös epäselväksi jääviä kuvia.

Portfoliossasi voi olla linkkejä myös esimerkiksi Facebook-sivullenne, cosplaygallerioihin yms.

Voitte myös käyttää valmista pohjaa, johon voitte lisätä kuvia ja tekstiä. Pohjaan voi tarvittaessa lisätä sivuja ja kuvia. Huomaa: pohja nimeää hakijat Cosplayer 1:ksi ja Cosplayer 2:ksi. Hakijat päättävät itse kumpi heistä on kumpi.

Myös tähän pohjaan tehdyt portfoliot on lähetettävä PDF-tiedostona.

Portfoliopohja: WCS-portfoliopohja.docx

Portfolion lähettäminen

Portfolioita otetaan vastaan 29.5.-11.6.2017 osoitteeseen adreena(ät)tracon.fi. Sähköpostin otsikkoon on kirjoitettava teksti WCS-PORTFOLIO ja kisaajien oikeat nimet. Muihin osoitteisiin lähetettyjä portfolioita ei hyväksytä. Hakuaika päättyy sunnuntaina 11.6. klo 24. Hakuajan päättymisen jälkeen portfolioita ei oteta enää vastaan. Perille saapuneesta portfoliosta tulee kuittaus kolmen päivän sisään. Ajoissa lähetettyihin portfolioihin voidaan pyytää muutoksia, esimerkiksi tiedostomuotoihin liittyen. Pyydetyt muutokset on tehtävä ja portfolio lähetettävä uudelleen kahden vuorokauden sisällä, muutoin portfolio hylätään.

Valinnoista ilmoitetaan kaikille hakijoille henkilökohtaisesti kesäkuun 2017 alussa. Kisaajien on vahvistettava kisapaikan vastaanottaminen hyväksymisviestissä saamiensa ohjeiden mukaan.

Muuta tietoa

Kisaajien profiilit julkaistaan kesällä Traconin nettisivuilla, ja kesän aikana profiilit esitellään myös jokainen erikseen WCS Team Finlandin sivulla Facebookissa.

Kaikkia esikarsintaan osallistuvia kehotetaan tutustumaan World Cosplay Summitiin kisana jo ennen portfolion lähettämistä. YouTubessa voi katsella esimerkiksi aikaisempien vuosien kisaesityksiä laittamalla hakuun World Cosplay Summit, ja Anikin kuva-arkistossa voi tutustua kaikkien aikaisempien edustusparien kisamatkoihin kuvina. Cosplay Finland Tourin blogissa on kirjoituksia kisamatkoista, ja Facebookista löytyy muutaman aiemman vuoden edustajien sivuja, jotka löytyvät laittamalla hakuun WCS Team Finland.

Lisätietoja ja tarkennuksia voi kysyä sähköpostitse osoitteesta adreena(ät)tracon.fi.

Henkilötietojen käsittely

Portfolioiden yhteydessä kerättäviä henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ainoastaan portfolioilmoittautumisen käsittelyä varten. Portfoliot toimitetaan pienelle ryhmälle suomalaisia tuomareita. Vain lopulliseen finaaliin lähtevien osallistujien tiedot toimitetaan kansainvälisen kilpailun järjestäjille. Tätä poikkeusta lukuunottamatta tietoja ei luovuteta ulkomaille. Julkisesti voidaan ilmoittaa finaaliin valittujen henkilöiden nimi sekä hahmotiedot, mutta ei muita henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä vastaa Iris Rönkkö, jonka tavoitat sähköpostitse osoitteesta iris.ronkko(ät)gmail.com.